Comment utiliser le batching pour gagner en efficacité ?

21 Oct 2022 | Performance et efficacité

Tu es en quête d’efficacité pour ton entreprise et ta vie au quotidien ? Si tu cherches à gagner en productivité pour développer ton business, alors tu vas aimer le batching ! Batching et efficacité = un duo parfait ? C’est ce que je te dévoile dans cet article, prends note !

Qu’est-ce que le batching ? Définition

Le batching est une technique organisationnelle qui te permet de gagner en efficacité et productivité, tout en limitant le stress (“vite, vite, vite, je n’ai pas encore terminé ça et ma to-do s’allonge d’heures en heures…”). Le but est de regrouper les tâches similaires et les enchaîner sur un temps donné. De prime abord, rien de bien compliqué.

L’idée est de grouper les tâches qui nécessitent les mêmes moyens ou ressources. Par exemple, tu bloques 2 heures de ton temps pour :

  • la comptabilité, les paiements, les factures, les devis, l’administratif
  • rédiger tes posts pour les réseaux sociaux et ta newsletter
  • les visuels pour tes posts, tes vidéos Youtube

Le batching est une méthode qui s’est démocratisée particulièrement avec le “batch cooking” (tu sais, cuisiner le dimanche pour toute la semaine); mais qui est duplicable dans ta vie professionnelle. Pourquoi ? 

Parce que batcher tes tâches te permet  d’être efficiente (rapide et efficace). En te concentrant sur une tâche spécifique durant un temps donné, tu es mieux organisée et – in fine – plus productive 💫.

Dès lors que tu as identifié l’urgence et l’importance des tâches à accomplir et que tu arrives à prioriser celles-ci, le batching prend tout son sens. Il te permet de t’organiser et d’éviter de te disperser inutilement.

Comment mettre en pratique le batching en tant qu’entrepreneure en 3 étapes ?

Voici comment tu peux – techniquement – organiser tes semaines de travail avec le batching : efficacité en ligne de mire !

1 – Lister les tâches à accomplir

Pour te lancer dans le batching au travail et gagner en efficacité, commence par lister l’ensemble des tâches que tu réalises dans ta vie d’entrepreneure. Pas de panique, je le sais bien : tu en fais beaucoup ! L’heure est à la liste, pour te permettre de mieux d’organiser, alors lance-toi et écris toutes les tâches que tu réalises dans ta vie pro.

Je t’invite à prendre une feuille et un stylo et lister tout ce que tu accomplis au fur et à mesure de la journée. Puis, à l’aide d’un surligneur par exemple, identifies ce qui te fait kiffer de faire et ce qui te draine en énergie.

Pense à lister aussi bien les tâches répétitives et routinières que les plus exceptionnelles.

Par exemple : 

  • gestion des emails, rdv équipe, rdv client,
  • programmation et organisation des RDV
  • montage de vidéos, création de contenu pour les réseaux sociaux,
  • facturation, relance de paiement, etc,
  • formations,
  • brainstorming sur de nouvelles idées
  • la veille, la concurrence, les investissements
  • le suivi de tes indicateurs de performances (statistiques sur les réseaux, nombre d’écoute de tes épisodes de podcast, ton taux de clics emails etc.)

Liste, tout ! Du plus évident au plus insignifiant (et tu identifieras aussi certainement au passage les tâches que tu pourrais déléguer, si ce n’est pas déjà fait !).

2 – Programmer et planifier les différentes tâches pour le batching

Puis, l’heure est à la priorisation ! Il s’agit maintenant de classer les tâches par urgence, importance et récurrence… Que devrais-tu absolument accomplir chaque jour et/ou en priorité ?

Tu peux créer un tableau de suivi pour les tâches de fond non journalière (exemple : la prospection, l’archivage de tes documents…), et un planning pour les tâches quotidiennes, que tu borneras en temps. 

Exemple : consulter tes mails et y répondre 2 fois par jour (8h et 14h, 20 minutes maximum). C’est la bonne répartition des tâches et du temps alloué qui fera la différence dans l’organisation de ton batching. Le fait de se tenir à la durée peut être challenging au début… mais tu verras que si tu t’y tiens, tu seras beaucoup plus efficiente dans ta manière de travailler… et surtout : tu vas (encore plus) kiffer travailler !

Ce que tu peux d’ores et déjà faire : enlever toutes tes notifications présentes sur ton bureau de travail. Cela te permettras de rester focalisée sur tes tâches.

Tu peux tester la méthode Pomodoro couplée au batching, par exemple (le travail rythmé par des intervalles constitués de périodes de travail et de pauses) – dont je te parle ci-dessous. 

3 – Timer ses tâches (en s’inspirant de la technique Pomodoro)

Tu as obtenu la liste des tâches que tu kiffes, celles qui sont prioritaires et leur récurrence ? Parfait, je t’invite maintenant à coupler le batching avec la méthode Pomodoro.

C’est quoi le principe Pomodoro ?

Tu vas déterminer le temps alloué à une tâche (exemple pour les mails : 20 minutes) et te tenir au temps imparti. Puis, tu changes de tâche, etc. La méthode propose d’enchaîner 4 tâches de 25 minutes maximum, avec 5 minutes de pause entre temps (de vraies pauses). 

Tu limites la perte de temps liée au multitasking, lorsque tu restes focalisée sur une tâche spécifique versus s’éparpiller sur plusieurs tâches simultanées (réaliser une tâche, répondre à un mail entre temps, te remettre dans la tâche initiale etc.). La simplicité revient dans ton organisation, et ça fait du bien ! Tu divises tous tes projets en tâches distinctes pour un gain de productivité et efficacité.

La méthode du batching pour l’efficacité est-elle LA solution pour toutes ?

Non, malheureusement.

Si tu es en quête de productivité dans ton business, tu l’auras constaté : un outil reste un outil. Bien sûr, qui va t’aider au quotidien, mais qui ne remplacera jamais la parfaite connaissance de ton mode d’emploi personnel.

C’est-à-dire, Julie ?

Et bien, figure-toi que tu possèdes un mode d’emploi unique, un fonctionnement idéal qui te permet d’être particulièrement productive. C’est le Human Design (ou Design Humain) qui te permet de le voir, l’identifier 😍.

La connaissance de toi : le meilleur outil de productivité

En Human Design, chaque personne possède un fonctionnement optimal et idéal pour elle (je te laisse découvrir les types et autorités en HD ici). Ce qui veut dire que la méthode de ta voisine Sandra ne sera pas forcément celle qui sera adaptée à toi. Si elle est Générator en Human Design et que tu es Projector, vos modes d’emploi sont différents.

En tant que Générator, ton énergie est constante (lorsque tu accomplis quelque chose qui te fait envie, que le but final te fait kiffer). Tu peux donc te lancer dans des tâches longues et/ou généralement énergivores, qui correspondent à ton énergie. 

En revanche, si tu es Projector, il n’est pas bon pour toi de forcer les tâches et les actions sur une longue plage horaire sans interruption. Tu es plus efficace et productive en segmentant les tâches. Il s’agit d’apprendre à se découvrir sous l’angle HD pour se révéler et se respecter. 

Il se peut également que les objectifs SMART ne t’aient jamais parlée… et ceci, tout simplement 

Sois consciente de ceci : 

Il n’y a pas un meilleur type ou fonctionnement que l’autre.

Il y a seulement 2 manières différentes de fonctionner, et honorer son design.

Je te propose de revenir à toi, aux bases de ton fonctionnement. C’est ici que se trouve ton efficacité optimale. Puis, nous pourrons reprendre tes objectifs et ta vision, et identifier si c’est aligné ou non✨.

Et enfin, nous verrons ensemble comment atteindre tes objectifs, en fonction de qui tu es, en respectant et honorant ton Human Design.

Tu verras, tu gagneras automatiquement en fluidité, alignement, efficacité et productivité, sans forcer. Alors, tu es prête à te découvrir avec le HD ? Si oui, clique ici pour découvrir le programme Grow, ou ici pour me contacter.

Avec amour & bienveillance,

Julie 💫

Qui suis-je ?

Je suis Julie, de UGS Coaching. Ancienne responsable d’un département achats dans une multinationale, j’ai démissionné car j’ai réalisé que la vie était trop courte pour que je passe un seul jour de ma vie à faire quelque chose qui ne m’apportait pas de la joie.

J’ai compris que le temps passait et ne pouvait pas se re-gagner…
alors que l’argent, oui. J’ai démissionné et je suis passée de « blindée » à
« fauchée ».